Thema: Leerlingdossier

Het leerlingdossier bestaat meestal uit twee componenten: de leerling-administratie en een inhoudelijk gedeelte, gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten. Het inhoudelijk gedeelte van het dossier bevat meestal het onderwijskundig rapport, rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over de leerling zijn gemaakt. Deze informatie is bedoeld voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag het leerlingdossier de volgende gegevens bevatten:

• adresgegevens;
• gegevens over in- en uitschrijving;
• gegevens over afwezigheid;
• gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
• het onderwijskundig rapport;
• gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
• gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
• verslagen van gesprekken met de ouders;
• de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek.

De onderwijswetgeving bevat geen directe bepalingen over het leerlingdossier. Op het leerlingendossier zijn wel de volgende wettelijke bepalingen van toepassing.

Onderwijswetten
Op grond van artikel 11 Wet op het primair onderwijs (WPO), artikel 2.97 Wet op het voortgezet onderwijs (WVO) en artikel 20 Wet op de Expertisecentra dient een school ouders te informeren over de vorderingen van een leerling. Door schriftelijke verslaglegging in het leerlingdossier maakt de school zowel voor zichzelf als voor ouders controleerbaar dat de informatie- en zorgplicht is nageleefd.

Het leerlingdossier bevat gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn: persoonsgegevens. Daarom zijn de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) op het leerlingdossier van toepassing.

Enkele belangrijke artikelen uit de AVG:

• Artikel 5 AVG bepaalt dat de verwerking van persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
• Artikel 6 AVG beschrijft de voorwaarden waaronder persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Voor scholen kan een voorwaarde zijn dat de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
• Artikel 12 AVG bepaalt dat scholen ouders en/of leerlingen van 16 jaar of ouder informatie moeten geven over de verwerking van persoonsgegevens binnen de school. De informatie moet beknopt, eenvoudig, toegankelijk en begrijpelijk zijn. Bij een verzoek om informatie over verwerkte persoonsgegevens ontvangt de ouder of de leerling de informatie kosteloos en uiterlijk binnen een maand. 
• Artikel 15 AVG geeft ouders en/of leerlingen van 16 jaar of ouder het recht om te vragen welke gegevens een organisatie van hen heeft en het recht om deze gegevens in te zien (inzagerecht). Zij hebben ook recht op een kopie van het leerlingdossier, tenzij daarbij afbreuk wordt gedaan aan de rechten en vrijheden van anderen. Als de ouders of leerlingen om bijkomende kopieën vragen, kan de school op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding rekenen.
• Artikel 16 AVG geeft ouders en/of leerlingen van 16 jaar of ouder het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens of het volledig maken van onvolledige persoonsgegevens.
• Artikel 17 AVG geeft het recht op het wissen van gegevens in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij verwerkt zijn.

Gescheiden ouders, die allebei het ouderlijk gezag hebben, hebben beiden recht op inzage in het leerlingdossier. Een ouder zonder wettelijk gezag heeft geen recht op inzage in het leerlingdossier. Meer informatie over de informatieverstrekking aan gescheiden ouders leest u op de themapagina informatieverstrekking gescheiden ouders.

Ouders die een klacht hebben over het leerlingdossier kunnen dit melden bij de school. Als zij niet tevreden zijn over de aanpak van de school, dan kunnen zij een klacht indienen bij de klachtencommissie van de school. Welke commissie dat is, staat in de schoolgids of op de website van de school. Veel scholen zijn aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC) van Onderwijsgeschillen. De LKC behandelt regelmatig klachten over het leerlingdossier. De Commissie maakt in elke klacht een eigen afweging, waarin zij ook de omstandigheden van het individuele geval betrekt.

Hierna worden enkele belangrijke punten uit de adviezen van de LKC besproken.

Inhoud van het leerlingdossier: wat hoort er wel in en wat niet?

• Uit het leerlingdossier moet blijken hoe de school aankijkt tegen de onderwijskundige ontwikkeling van een leerling en welke (extra) begeleiding de school heeft gegeven (107660, 106218, 106829). Wanneer ouders het niet eens zijn met bepaalde waarnemingen of conclusies van de school, betekent dit niet dat deze conclusies onjuist zijn en uit het leerlingdossier moeten worden verwijderd (108486, 107832). De school kan de visie van de ouders wel toevoegen aan het dossier (32176). De ouders moeten daar dan wel expliciet om vragen (16006).
• Het leerlingdossier mag geen informatie bevatten die niet relevant is voor het doel van het dossier. In zaak 109098 oordeelde de Commissie dat de opmerking over de afkomst van de vader niet relevant was voor het leerlingdossier. E-mailverkeer tussen school en ouder(s) dat van belang is voor de ontwikkeling van de leerling past wel in een leerlingdossier (32176, 107628). Als het e-mailverkeer niet van belang is voor de ontwikkeling van de leerling, hoort het niet in het leerlingdossier (28414).
• Een belastende verklaring van een gescheiden ouder over de ex-partner kan niet zonder meer in het leerlingdossier worden opgenomen. Om te kunnen bepalen of de informatie relevant is, is het van belang dat de school de verklaring eerst bespreekt met de ex-partner (28414).
• Een school is niet verplicht alle gegevensuitwisseling omtrent een leerling vast te leggen in een leerlingdossier (109236).
• De school moet transparant zijn en duidelijk communiceren over welke informatie het leerlingdossier bevat (109244, 109236).
• Van een school mag verwacht worden dat alleen de voor de nieuwe school relevante gegevens uit het leerlingdossier worden doorgestuurd naar deze nieuwe school (106691).

Onjuistheden in het leerlingdossier

• Als een ouder meent dat het dossier onjuistheden bevat of onvolledig is, moet hij dit onderbouwen (2509, 109542, 109058). Het is niet aan de Commissie om de juistheid van het leerlingdossier te controleren. In een klachtenprocedure is het aan de klagers om aan te tonen dat er informatie in het leerlingdossier onjuist is (108892).
• Als ouders klagen over onjuiste gegevens in het leerlingdossier kunnen zij om een correctie vragen. Als zij dat niet doen, kan de school het leerlingdossier niet aanpassen (16006, 108820).

Recht op inzage in of een kopie van het leerlingdossier

• Ouders hebben inzagerecht in het leerlingdossier van hun kind. Zij moeten de school daar wel om vragen (108892).
• In beginsel zal een school aan een ouder met ouderlijk gezag een kopie van het leerlingdossier moeten verstrekken als de ouder daar om vraagt. Dat wil zeggen een overzicht van alle persoonsgegevens die in een leerlingdossier zijn opgenomen (16006, 30265, 107660).
• Een ouder zonder ouderlijk gezag heeft geen recht op inzage of een kopie van het leerlingdossier (109174).
• Als een ouder vraagt om een kopie van een leerlingdossier is het niet onredelijk dat de school eerst een mondelinge toelichting wil geven (107917).

Ga voor adviezen van de LKC naar alle adviezen van de LKC.