Nieuws

Interne klachtbehandeling door de school, een praktijkvoorbeeld

maandag 26 juni 2023

- 25 jaar Landelijke klachtencommissie Onderwijs -

De Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC) biedt verschillende mogelijkheden om een klacht te behandelen. Over deze mogelijkheden en de werkwijze van de LKC maakten wij een drietal video’s. In deze video’s zijn drie secretarissen in gesprek over de verschillende mogelijkheden van klachtbehandeling. Deze mogelijkheden zijn klachtbehandeling door het schoolbestuur, mediation en formele klachtbehandeling door de Commissie.

Deze eerste bijdrage gaat over interne klachtbehandeling door de school. Klachtbehandeling vindt niet alleen plaats bij de Commissie. Scholen en besturen hebben zelf een rol en willen deze graag nemen voordat een klacht bij de Commissie komt. Een medewerker van het secretariaat van de Commissie begeleidt dat proces door de mogelijkheden van klachtbehandeling te bespreken met de klager, het schoolbestuur en degene tegen wie de klacht is gericht. Als partijen het ermee eens zijn, kan de klacht vervolgens eerst behandeld worden door de directeur of het schoolbestuur. De medewerker ontvangt een terugkoppeling van de directeur of het bestuur en kijkt dan of de klacht naar behoren is afgehandeld voor de klager.

Wat ook kan is dat partijen gebruik maken van de mogelijkheid van mediation. En een derde mogelijkheid is dat een formele klachtbehandeling door de Commissie plaatsvindt. Mediation en formele klachtbehandeling bespreken we in twee volgende bijdragen op deze website.

Een praktijkvoorbeeld van klachtbehandeling door de rector van de school 

Op het nippertje over naar 3 havo door een voortvarende rector

Een vader en een leerling hebben een klacht ingediend bij de Commissie over het feit dat de leerling een half punt tekort komt om over te gaan naar 3 havo. De school had de leerling zonder dat hij was besproken in de rapportvergadering niet over laten gaan. De klacht is vlak voor het einde van de zomervakantie ingediend. In zulke gevallen moet dus snel wat gebeuren om duidelijkheid voor de zomervakantie te geven.

Na ontvangst van de klacht

Na ontvangst van de klacht heeft een medewerker van Onderwijsgeschillen meteen telefonisch contact opgenomen met de rector en het schoolbestuur. Tijdens de telefoongesprekken heeft de medewerker besproken welke van de hiervoor genoemde mogelijkheden passend zijn voor de behandeling van de klacht. Al gauw bleek de rector bereid om het gesprek aan te gaan. Normaal belt het secretariaat vervolgens met de vader om te bespreken welke optie passend is. In dit geval was de rector dit telefoontje al voor: hij had de vader al uitgenodigd voor een gesprek en de vader was op dit aanbod ingegaan.

Oplossing van de klacht

Nog geen vijf dagen na indiening van de klacht zijn de teamleiders bijeen gekomen en hebben zij de bevordering van de leerling alsnog besproken. Na het gesprek met de teamleiders zegt de rector diezelfde dag nog toe dat de leerling alsnog in 3 havo zal worden geplaatst, omdat de kans bestaat dat de leerling het nieuwe jaar beter zal presteren. De rector heeft daarna een persoonlijk gesprek met de ouders en de leerling gevoerd. Enkele dagen later heeft het secretariaat van de Commissie telefonisch contact met de vader. Die is tevreden en vooral heel blij met de oplossing van de rector. De vader heeft de klacht ingetrokken.