Privacyverklaring
Stichting Onderwijsgeschillen hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om. Wij behandelen de gegevens die aan ons verstrekt zijn zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Onderwijsgeschillen houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Praktisch betekent dit dat wij:
- alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor een wettelijke grondslag is.
- ons bij de verwerking van persoonsgegevens beperken tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking.
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen als dit niet nodig is voor het doel waarvoor de gegevens verstrekt zijn.
- verwerkersafspraken maken met verwerkers en subverwerkers.
- passend technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.
- op de hoogte zijn van uw rechten en wij u hierop wijzen.
Beveiliging
Onderwijsgeschillen gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en heeft daarvoor zowel technische als organisatorische maatregelen genomen. Zo hebben wij onze IT-systemen beveiligd. Medewerkers van Onderwijsgeschillen kunnen zowel binnen als buiten kantoor werken op een veilige beschermde omgeving. Er is wachtwoordbeleid en twee-factor authenticatie. Onze ICT-beheerder zorgt voor logging en controle van het systeem. Daarmee beschikken we over een overzicht van de bewerking van data. Van dit register vindt een continue backup plaats. Voor het veilig verzenden van e-mail maken we gebruik van een beveiligde omgeving. Van het e-mailverkeer vindt volledige logging plaats en er worden frequente back-ups gemaakt van de operationele databases. Onderwijsgeschillen slaat alle gegevens op beveiligde servers -in Europa- op. Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de servers.
Voor het indienen van geschillen maakt Onderwijsgeschillen gebruik van Zaaksysteem, een Cloud-applicatie voor zaakgericht werken. De processen voor geschilbehandeling worden verwerkt in Zaaksysteem.
De zaaknummers worden automatisch gegenereerd.
Toegang tot stukken vindt plaats op een veilige manier in een online portal.
Onze medewerkers zijn zich bewust van het belang om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Er is een gedragsprotocol dat deel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst. Onze medewerkers en onze commissieleden hebben een geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht is schriftelijk vastgelegd in het arbeidsvoorwaardenreglement en met commissieleden in een afzonderlijke overeenkomst.
Ook het gebouw is beveiligd. Ook onze website is beveiligd en er vindt actieve monitoring plaats. Met de beheerders van de systemen waarin wij gegevens verwerken hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.
Wij evalueren de maatregelen jaarlijks en passen het beleid zo nodig aan.
Verwerken persoonsgegevens
Onderwijsgeschillen gebruikt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder staat per doeleinde beschreven op welke wijze wij gegevens verwerken en wat de wettelijke basis is.
Door de aansluiting bij Onderwijsgeschillen hebben wij een overeenkomst met schoolbesturen, samenwerkingsverbanden en overige organisaties om geschillen te behandelen. Op grond van deze overeenkomst mogen wij persoonsgegevens verwerken. Daarnaast hebben wij commissies met een wettelijke taak om geschillen te behandelen.
Voor de behandeling van een geschil verwerken wij persoonsgegevens, zoals naam, adres woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en leeftijd van een leerling. De indiener van het geschil kan ook bijzondere persoonsgegevens inbrengen. Gegevens over gedrag en gezondheid bijvoorbeeld. Met het indienen van een geschil geeft de indiener toestemming voor het verwerken van deze gegevens. De aangeleverde gegevens gebruiken wij alleen om te beoordelen of en door welke commissie het geschil in behandeling kan worden genomen.
Als de Commissie besluit om het geschil in behandeling te nemen verstrekken wij persoonsgegevens die de indiener heeft verstrekt aan de wederpartij in het kader van hoor en wederhoor. Ook de commissieleden nemen kennis van deze gegevens. Onderwijsgeschillen verwerkt alleen die gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor de geschilbehandeling. Ook een school of onderwijsinstelling kan een dossier indienen bij Onderwijsgeschillen en advies vragen aan een van onze commissies. In dat geval hebben zowel Onderwijsgeschillen als de school of onderwijsinstelling een eigen verantwoordelijkheid als verwerker van persoonsgegevens.
Van de abonnees op de maandelijkse nieuwsbrief van Onderwijsgeschillen registeren wij het e-mailadres om de nieuwsbrief te kunnen toesturen. Een abonnement op de website kan worden opgezegd door te klikken in de voettekst van de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen via webredactie@onderwijsgeschillen.nl.
Wij gebruiken de gegevens van abonnees niet voor andere doeleinden dan het toesturen van de nieuwsbrief.
Op deze website worden uitspraken gepubliceerd. Wij anonimiseren uitspraken zorgvuldig voordat we deze publiceren. Hiervoor hebben we een proces met meerdere controles.
Bezoekers van onze website kunnen persoonsgegevens achterlaten door het invullen van een formulier. In dat gevalgebruiken wij deze gegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn achtergelaten. Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld en staat op beveiligde servers. De gegevens van bezoekers van de website worden niet opgeslagen op onze webserver.
Van bezoekers van de website Onderwijsgeschillen.nl wordt bepaalde informatie opgeslagen door middel van cookies.
De cookies worden niet gebruikt om een profiel van de bezoeker aan te maken of om bezoekers te volgen. De website bevat een Cookieverklaring, met daarin alle informatie over het gebruik van cookies.
U leest hier alles over in ons Cookiestatement.
Indien een persoon persoonsgegevens aan ons verstrekt in het kader van een sollicitatieprocedure, leggen wij deze gegevens vast om de geschiktheid van de kandidaat te kunnen beoordelen. De persoonsgegevens die in het kader van een sollicitatieprocedure zijn verstrekt, worden verwerkt en eventueel gearchiveerd met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen. Deze gegevens verstrekken wij niet aan derden.
Onderwijsgeschillen verwerkt persoonsgegevens van medewerkers die in dienst zijn getreden. Ten behoeve van het personeelsdossier en om salarisbetalingen te kunnen doen, verwerkt Onderwijsgeschillen de volgende persoonsgegevens: naam, adres, contactgegevens, kopie ID, gegevens over het salaris, diploma’s, certificaten, verslagen van functionerings- en ontwikkelgesprekken.
Mocht ondanks al onze voorzorgmaatregelen sprake zijn van een datalek dan werken we volgens een protocol dat bekend is bij onze medewerkers. We archiveren de melding en de wijze waarop de melding is afgedaan.
Onderwijsgeschillen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te verbeteren of om verwijdering te vragen. Ook heeft u het recht om de door u aan ons verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij aan uw verzoek voldoen. Als u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens dan kunt u die toestemming altijd intrekken.
Soms ben je te jong om zelf een zaak in te dienen. Dat doen je ouders voor je. Maar ook voor jou is het belangrijk dat je weet wat Onderwijsgeschillen doet met jouw gegevens. Het gaat tenslotte over jou.
Je gegevens zijn veilig bij Onderwijsgeschillen
Soms zijn er problemen op school. Het lukt niet altijd die problemen op school op te lossen. Je ouders kunnen dan advies vragen aan een van onze commissies.
De commissie moet genoeg weten om advies te kunnen geven. Ook over jou. De commissie gebruikt dit alleen voor het geven van advies. De commissie en de mensen van Onderwijsgeschillen bewaren alles veilig.
Ben je ouder dan 16: je kunt zelf vragen om je gegevens in te zien.
Ben je jonger dan 16: je ouders kunnen je gegevens voor jou inzien.
Aanpassing privacybeleid
Wij kunnen ons privacybeleid aanpassen. Bijvoorbeeld naar aanleiding van evaluatie van de toegepaste maatregelen of omdat wij dat nodig vinden door veranderingen in wet- en regelgeving of ontwikkelingen in de rechtspraak.
Vragen of klachten
Mocht u een vraag of een klacht hebben dan vragen wij u om contact met ons op te nemen door:
- een e-mail te sturen aan:
- een brief te sturen aan Onderwijsgeschillen, Zwarte Woud 2, 3524 SJ Utrecht
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij uw vraag of klacht behandeld hebben dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.